Door onnodige werkzaamheden te elimineren of delegeren, kunnen kenniswerkers per dag een paar uur vrijmaken.
Tijd tekort
Het is een typische kwaal waar kenniswerkers – inclusief consultants, managers en executives – mee worstelen: altijd tijd te kort, te lange dagen, te lange weken, te korte weekenden. Het is niet nodig. Door onnodige werkzaamheden te elimineren of delegeren, kunnen kenniswerkers per dag een paar uur vrijmaken.
Zaten er maar meer uren in een dag… Iedereen zou het graag willen maar het gaat niet gebeuren. Je kunt echter wel opmerkelijk veel ruimte vrijmaken door je werkuren veel effectiever te gebruiken. Managementprof Julian Birkinshaw (London Business School) en consultant Jordan Cohen (PA Consulting) hebben uitgebreid onderzocht hoe kenniswerkers productiever kunnen worden. Wat zij vonden, blijkt op zich doodsimpel te zijn: elimineer of delegeer onbelangrijke taken en gebruik de vrijgemaakte tijd voor waardetoevoegende taken. Hun onderzoek laat zien dat zelfs de productiefste en meest toegewijde kenniswerkers schrikbarend veel tijd kwijt zijn – tot wel 40 procent – aan vervelende, niet of nauwelijks waardetoevoegende werkzaamheden, zoals bureauwerk en ‘managing across’ (bijvoorbeeld meetings met mensen van andere afdelingen).
Kenniswerkers vonden dit taken die van weinig persoonlijk nut waren en weinig waarde toevoegden voor hun bedrijf.
Waarom schrappen we werkzaamheden niet?
Op zich kan dit werk makkelijk worden uitbesteed aan anderen. Of geschrapt. Waarom gebeurt dat dan niet? Omdat het om meerdere redenen moeilijk is om werk af te stoten. We zijn verplichtingen aangegaan en willen collega’s en onze werkgever niet teleurstellen. We houden ook instinctief vast aan werkzaamhede die ons het gevoel geven dat we het druk hebben en dus belangrijk zijn. Bovendien geeft het een bevredigend gevoel om taken tot een goed eind te brengen, zelfs als die taken min of meer futiel zijn. En al die zinloze meetings: ze zijn wel een uitstekende gelegenheid om collega’s te ontmoeten en beter te leren kennen. Daar komt bij dat onze bazen steeds meer taken op ons bordje blijven leggen, onder meer als gevolg van bezuinigingsoperaties.
Wat is eraan te doen? Birkinshaw en Cohen hebben een testinterventie gedaan bij 15 executives: die kregen de opdracht om bewust na te denken over hoe ze hun tijd besteden, om te beslissen welke taken het belangrijkst zijn voor hen en hun organisatie, en om de rest te droppen of op creatieve wijze uit te besteden. Kenniswerkers kunnen tot wel 30 procent van hun werkdag vrijmaken voor belangrijkere bezigheden.
