Veel organisaties werken tegenwoordig met een schil van vaste medewerkers, en een van flexwerkers. Dit is zeker kosteneffectief, maar de personeelsplanning is er wel een stuk ingewikkelder door geworden. Heb jij als manager of planner te maken met flexwerkers die onregelmatige diensten draaien, en dan ook nog eens met verschillende opdrachtgevers en / of leveranciers? En maak jij nu nog planningen in bijvoorbeeld Excel, en houd je via Whatsapp contact met alle medewerkers? Door optimaal gebruik te maken van slimme planningsoftware, kun je jezelf een hoop tijd en energie besparen.
Goede personeelsplanning: een win-win-win-situatie
Een efficiënte en effectieve personeelsplanning met software en app heeft voordelen voor iedereen. Ten eerste verhoog je de tevredenheid van de klanten van de organisatie door de kwaliteit van de flexwerkers te waarborgen. Je kunt immers gemakkelijk en snel zorgen voor de juiste medewerker op de juiste plaats.
Daarnaast profiteren ook medewerkers van een duidelijke planning. Zij hebben door middel van bijvoorbeeld een app altijd en overal inzage in de up-to-date-planning. Verder zijn er vaak mensen die meer willen en kunnen werken, maar ben je als manager of planner niet op de hoogte van deze extra inzetbaarheid. Doordat dit in planningsoftware allemaal wel bekend is, kun je op basis van beschikbaarheid de activiteiten van flexwerken verhogen tot wel zeventig procent. Bovendien kunnen medewerkers gemakkelijk declaraties indienen.
Tot slot heeft het optimaliseren van de planning zoals gezegd voor planners en managers ook diverse voordelen. Alle administratie en communicatie tussen medewerkers en een planner verloopt online. Hierdoor ben je als planner tot wel 75 procent minder tijd kwijt aan het maken van een planning. Openstaande diensten worden snel gevuld, en wijzigingen worden eenvoudig doorgegeven. Managers hebben daarnaast goed inzicht door realtime rapportages, dat optimalisatie van de marges mogelijk maakt.
Welke branches zijn vooral gebaat bij een goede personeelsplanning?
Sinds een aantal weken zijn – onder bepaalde voorwaarden– evenementen weer mogelijk. Goed nieuws voor de evenementenbranche, die vanwege de coronamaatregelen ruim anderhalf jaar stil heeft gelegen. Nu onlangs een van de belangrijkste maatregelen – anderhalve meter afstand houden – overal is afgeschaft, staan veel evenementenorganisaties en -locaties dan ook weer te springen om events te kunnen houden. Zeker nu er mogelijk op korte termijn nog heel veel geregeld moet worden, mag een goede personeelsplanning niet ontbreken.
Dit geldt overigens ook voor bijvoorbeeld de zorg. Deze sector kampt al jaren met een tekort aan medewerkers, onder andere door een hoge uitstroom en ziekteverzuim. Om toch alle zorg te kunnen leveren die cliënten nodig hebben, is een goede planning van het personeel onontbeerlijk.