Goede interne communicatie is onmisbaar voor een organisatie die soepel wil draaien. Zodra informatie verspreid raakt over verschillende kanalen, ontstaan er misverstanden, dubbel werk en gemiste kansen. In veel bedrijven wordt er gemaild, gechat, gebeld en vergaderd via allerlei losse systemen. Dat kost tijd, energie en vaak ook focus. Door alle interne communicatie samen te brengen in een centrale hub ontstaat er rust en overzicht. Collega’s vinden sneller wat ze zoeken, zien direct wie beschikbaar is en kunnen sneller schakelen als dat nodig is.
Van versnippering naar structuur
Bedrijven communiceren tegenwoordig via steeds meer kanalen. Er wordt gemaild, gechat, gebeld en vergaderd via allerlei losse systemen, vaak ook nog eens door elkaar heen. Een bericht via e-mail wordt opgevolgd met een chatbericht, om vervolgens toch nog even telefonisch na te bellen. Zeker bij hybride werken, waarbij een deel van het team op kantoor zit en anderen vanuit huis of onderweg werken, kan dat snel zorgen voor ruis en verwarring. Informatie raakt verspreid, afspraken worden soms dubbel gemaakt en belangrijke details verdwijnen tussen de berichtenstroom. Met een centraal platform worden al deze losse communicatiestromen gebundeld. Gesprekken, bestanden en afspraken staan op één plek, waardoor iedereen altijd terug kan vinden wat er is besproken en gedeeld. Dat maakt samenwerken overzichtelijker en voorkomt dat er onnodig tijd verloren gaat aan het zoeken naar informatie.
Teams telefoon als spil in de communicatie
Flexibel en hybride werken is inmiddels de norm. Dat betekent dat gesprekken, berichten en vergaderingen overal en op verschillende apparaten plaatsvinden. Het schakelen tussen apps en systemen kan de productiviteit flink vertragen. Teams telefoon lost dit op door bellen onderdeel te maken van dezelfde omgeving waarin ook wordt gechat, vergaderd en samengewerkt. Er is een nummer dat werkt op vaste toestellen, mobiele telefoons en laptops. Daarmee zijn medewerkers overal bereikbaar. Het maakt dan niet uit of het nu om een interne vraag gaat of om een belangrijk klantgesprek. Het verschil tussen bellen met een vast nummer, een mobiel nummer of een Teams-call verdwijnt. Een telefoongesprek kan zonder onderbreking worden toegevoegd aan een online vergadering. Dankzij een gedeelde beschikbaarheidsstatus en gespreksgeschiedenis weet iedereen precies wie er vrij is en wat er al is besproken.
Slimmer werken met extra functies
Met Teams telefoon kan AI worden ingezet om gesprekken samen te vatten en actiepunten op te stellen. Dit bespaart tijd en voorkomt dat belangrijke details verloren gaan. Ook kan mobiele telefonie volledig worden geïntegreerd, waardoor er geen aparte apps of plug-ins nodig zijn. Er zijn meerdere manieren om Teams te koppelen aan vaste en mobiele telefonie. Zo kan ieder bedrijf kiezen wat het beste past bij de eigen situatie.
Minder kosten en eenvoudiger beheer
Bellen via Teams telefoon bespaart tijd en kosten en zorgt dus voor een hogere productiviteit. Oude telefooncentrales en losse hardware worden vervangen door een centrale oplossing in de cloud. Er is minder apparatuur nodig, het beheer wordt eenvoudiger en alles kan binnen dezelfde omgeving blijven. Omdat er minder specialistische kennis vereist is, kan de IT-afdeling zich richten op andere taken.
Meer overzicht en minder ruis
Een centrale hub voor communicatie maakt samenwerken makkelijker, productiever en duidelijker. Met Teams telefoon wordt interne en externe communicatie samengebracht op een plek. Dat betekent een nummer, een platform en een duidelijke structuur voor alles wat er besproken en afgesproken wordt.