Een bedrijf runnen is altijd lastig. Je moet rekening houden met je administratie, het vinden van klanten en natuurlijk het reilen en zeilen van je bedrijf zelf. Gelukkig zijn er tal van tools en hulpmiddelen die je kunt gebruiken voor je bedrijf. In dit artikel bespreken we deze beste betalingstools voor je bedrijf.
Een bedrijfsrekening, handig voor het overzicht
Een van de belangrijkste zaken om te openen is een bedrijfsrekening. Voor ZZP’ers is het openen van een bedrijfsrekening in Nederland niet verplicht, maar het apart houden van je BTW en het volgen van je inkomsten en uitgaven is zonder een bedrijfsrekening openen erg lastig. Daarnaast kan het ook zo zijn dat de Belastingdienst inzage wil in jouw administratie. Jouw rekening valt daar ook onder. Als je een privérekening gebruikt, moet deze dus apart staan van je gewone rekening, stelt de Kamer van Koophandel (KVK). Omdat anders niet duidelijk is waar de inkomsten naartoe gaan en welke bedragen privé opgenomen worden. Het is in dat geval dus niet zo makkelijk een bedrijfsrekening te openen, in plaats van een aparte zakelijke ‘privérekening’.
Een ander bijkomend voordeel van een zakelijke rekening is dat de rekening niet op jouw naam staat, maar op die van je bedrijf. Als klanten iets overmaken oogt dat dus veel professioneler. In sommige gevallen kun je er bovendien een boekhoudprogramma aan toevoegen of professionele facturen opstellen via de app van de bedrijfsrekening.
Overal pinnen met een mobiel pinapparaat
Denk je aan zakelijke betalingstools, dan denk je al snel aan een mobiel pinapparaat. Met zo’n apparaatje kun je overal waar je maar wilt mensen mobiel laten betalen. Een mobiel pinapparaat kun je via bluetooth verbinden met je smartphone. Je ziet dit soort apparaatjes dan ook vaak in bijvoorbeeld op festivals in foodtrucks maar het kan ook prima functioneren als je een klein winkeltje hebt waar je liever geen lijn wilt aanleggen voor je pinapparaat of zelfs wanneer je een mobiel zelfstandig beroep hebt, bijvoorbeeld als aannemer of timmerman en je wilt klanten direct laten betalen.
Stop met papier, neem een boekhoudprogramma
Of je nu wel of geen boekhouder in dienst hebt, het documenteren van je bedrijfsadministratie is vaak een flinke klus. Net zoals bij het openen van je zakelijke rekening, kan het gebruiken van een boekhoudprogramma zeer nuttig zijn voor je bedrijf.
Boekhoudprogramma’s zijn er in vele soorten en maten. Sommige programma’s kun je zelfs koppelen aan bijvoorbeeld je webshop, zodat inkomende en uitgaande orders er direct in verwerkt worden. Als je internationaal zaken doet kan het handig zijn je programma aan de sluiten op PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line). Dat staat voor een veilig AVG-proof netwerk binnen de Europese Unie, waarin er geen spookfacturen meer bestaan, omdat alles is gedocumenteerd en veilig is opgeslagen onder de wet persoonsgegevens van de AVG.
De meest overzichtelijke en simpele boekhoud-apps werken door het maken van een foto van je bonnetjes en facturen. De Belastingdienst heeft het gebruiken van zo’n app overigens niet verplicht, volgens de KVK. Je zou bij wijze van spreken bonnetjes in een map of doos kunnen bewaren als je dat wilt.