Purchase to pay is alles vanaf het moment dat je iets wilt kopen tot aan het betalen ervan. Dit houdt in: bestellen, goedkeuring krijgen, checken of je bestelling klopt met de factuur, het verwerken van de factuur en ten slotte het klaarzetten voor betaling. Met een purchase to pay cyclus wordt het een stuk makkelijker en nauwkeuriger. Het scheelt een hoop handwerk, houdt je uitgaven in de gaten en verkleint de kans op fouten. Laten we eens kijken hoe purchase to pay software de inkoopprocessen van bedrijven kan stroomlijnen.Â
Veel efficiënter omgaan met inkoopaanvragen
Met software voor inkoopbeheer kun je makkelijk en overzichtelijk je inkopen regelen. Medewerkers kunnen zelf inkopen aanvragen door alle info in te voeren en de nodige stappen voor goedkeuring te volgen. Dit maakt het hele proces sneller en verkleint de kans op fouten die je vaak ziet bij het handmatig en decentraal aanvragen.
Betere goedkeuringsprocessen
Daarnaast wordt het voor bedrijven een stuk makkelijker en sneller om goedkeuringen te regelen. Inkoopaanvragen en facturen gaan direct naar de juiste mensen om een akkoord te krijgen. Zo voorkom je oponthoud en is het voor iedereen duidelijk wat de status van een aanvraag of een factuur is. Ook kun je regels opstellen over wie wat mag goedkeuren. Dit is weer afhankelijk van het budget en de rolverdeling binnen het bedrijf.
Automatische ordermatching
Goede purchase to pay software kan automatisch checken of wat je besteld hebt ook klopt met de facturen die je ontvangt. Dit heet order matching en levert je enorm veel tijdsvoordeel op, zorgt ervoor dat je geen dubbele betalingen doet of opgelicht wordt met verkeerde facturen en voorkomt handmatige fouten. Doordat dit proces automatisch gaat, bespaar je een hoop tijd en moeite en zorg je ervoor dat alles rondom je aankopen precies klopt.
Efficiënte factuurverwerking
Een ander voordeel van purchase to pay software is dat je zo veel efficiënter je facturen kunt afhandelen. Je kunt namelijk gebruikmaken van het automatisch herkennen van facturen met OCR software of, nog makkelijker, gebruik maken van elektronische facturen. Dit bevordert de snelheid en nauwkeurigheid van het proces, omdat er weinig tot geen handmatige werk meer aan te pas komt. Zo kunnen facturen vlug en zonder fouten worden verwerkt, gecheckt en gematcht aan je bestellingen en de bewijzen dat je iets ontvangen hebt. Dit betekent minder kans op fouten en vertragingen die je wel hebt bij handwerk. Daarnaast krijgen je leveranciers ook gewoon snel betaald en dat werkt altijd bevorderend voor een goede relatie.
Betere rapportage en analyses
Tot slot kunnen bedrijven met purchase to pay software makkelijk uitgebreide rapportages maken en (het proces van) inkopen en uitgaven onder de loep nemen. Hierdoor zien ze wat er goed gaat en waar ze misschien kunnen besparen. Met deze inzichten kunnen ze goede, onderbouwde keuzes maken om alles soepeler te laten lopen en misschien zelfs geld over te houden.
Geautomatiseerde integraties
Wist je dat purchase to pay software ook perfect samenwerkt met de systemen die je al gebruikt, zoals je ERP en boekhoudprogramma’s? Op deze manier kun je alle gegevens netjes en automatisch tussen de verschillende systemen uitwisselen. Zo maak je minder snel fouten met handmatig overtypen en is alle info altijd kloppend en up-to-date. Dit geeft je meteen een helder beeld van hoe het met je inkopen en financiën staat. Resultaat? Snellere, efficiëntere beslissingen maken! Maak jij al gebruik van purchase to pay software?