Veranderinge doorvoeren is voor managers meestal a hell of a job. Veel initiatieven mislukken. Wie gebruikt maakt van workshops heeft de kans dat veel meer verandertrajecten wel succesvol verlopen. Het boek Hartelijk gefaciliteerd! is het eerste standaardwerk voor managers, teamleiders, adviseurs en trainers over hoe je een workshop succesvol voorbereidt, uitvoert en onderdeel laat zijn van een verandertraject.
‘Hartelijk gefaciliteerd!', succesvol veranderen met de workshopaanpak; praktijkboek voor het ontwerpen en faciliteren van workshops in organisaties heeft – naast een uitneembare checklist – als bijlage een dvd. Op de dvd staan onder meer interviews met organisaties waar de auteurs Noordik en Blijsie workshops hebben georganiseerd. In één van die gesprekken zegt een programmamanager van Eneco dat men dankzij workshops een half jaar doorlooptijd heeft gewonnen bij een grote herstructurering. ‘Mits je workshops goed voorbereidt en inricht, is het een geweldig instrument', stelt Annet Noordik. ‘Het slaat een brug tussen wat het management wil en de medewerker vaak (nog) niet wil.'
Compleet praktijkboek
Hartelijk gefaciliteerd! laat zien hoe je een workshop professioneel inricht. Maarten van Rijn, voorzitter van de Benelux-sectie van de International Association of Facilitators constateert dat dit ‘het eerste complete Nederlandstalige workshophandboek is'. Van de voorbereiding tot en met de follow-up, alles wordt tot in detail uitgewerkt in het vijfstappenplan: VVFVV-model (Verkennen, Voorbereiden, Faciliteren,Vastleggen resultaten, Vervolg organiseren). Maar er staat ook in wanneer je workshops vooral niet moet gebruiken. Jeroen Blijsie: ‘Het probleem bij workshops is vaak dat ze te pas en te onpas worden gebruikt. De complexiteit ervan wordt onderschat. Gebruik een workshop bijvoorbeeld niet bij een crisis of als er geen sprake kan zijn van een echte open dialoog. Wat je vaak ziet is dat het management al lang besloten heeft welke richting het op moet, en dat pro forma mensen nog in een workshop iets mogen roepen. Maar juist een eerlijke, open dialoog waarbij de kennis en de verschillende belangen tot hun recht komen is de kracht van een workshop.'
Succes zit ‘m in de voorbereiding
De auteurs hebben zelf aan den lijve ondervonden hoe complex sommige organisaties of situaties zijn en zeker voor een buitenstaander is het dan lastig om te ontdekken hoe ‘alle hazen lopen'. Annet Noordik: ‘De meeste tijd die je als begeleider besteedt aan een workshop zit ‘m in voorbereiding. Weet wat het management wil bereiken. Weet wat je rol is als facilitator. En weet wat voor een vlees je in de kuip hebt.' In Hartelijk gefaciliteerd! wordt aan dat laatste aspect onder meer aandacht besteed door de veranderkleuren van De Caluwé en Vermaak op te voeren: wat is de kleur van de opdrachtgever, de organisatie en het vraagstuk? En niet te vergeten: je eigen "kleur" als facilitator? Sluiten die goed op elkaar aan?'
Competenties van de facilitator
Het boek biedt naast het stappenplan aandacht aan de competenties van de facilitator, het omgaan met dwarsliggers/stoorzenders en een hoofdstuk met uitgewerkte praktijkcases. Zo wordt de lezer stap voor stap meegenomen in de wereld van de workshop: vanaf het moment dat de opdracht gegeven wordt, tot en met de inbedding van de resultaten in de organisatie. Blijsie: ‘Een organisatie is erbij gebaat om succesvol te veranderen. Workshops helpen echt om dat te bewerkstelligen. Workshop, het woord zegt het eigenlijk al: er is werk aan de winkel.' Noordik: ‘Workshops zijn veel efficiënter dan allerlei vergaderingen waar mensen niet echt actief deelnemen. Confucius zei het al: if I tell you, you will forget, if I show you, you will remember; if I involve you, you will understand.'
Top drie succesvoorwaarden
Gevraagd naar de top drie van voorwaarden waaraan een goede workshop moet voldoen, zegt Jeroen Blijsie: ‘Allereerst moet de opdrachtgever ownership tonen van de inhoud. De facilitator voegt waarde toe op procesniveau: de manier waarop het resultaat tot stand komt. Daarnaast moet er sprake kunnen zijn van een echte, open dialoog. Ten derde moet er ook echt iets met de resultaten van de workshop worden gedaan.' Annet voegt toe ‘Voorbereiding, voorbereiding en nog eens voorbereiding. Als de workshop begint ben je eigenlijk al "klaar"' Voor wie ‘Hartelijk gefaciliteerd!' opvolgt, zal het in de voorbereiding nauwelijks meer verkeerd kunnen gaan.
Rest nog de mooiste term uit het boek: ideeënseks (naar Thijs Homan). Blijsie licht toe: ‘Deze term illustreert dat er iets nieuws kan ontstaan als je mensen de kans geeft ideeën, gevoelens en gedachten met elkaar uit te wisselen. Dialoog dus. Dat is wezenlijk iets anders dan "een feestje van een presentator waarbij niemand in de zaal aanhaakt".
*
Interview: Ronald Buitenhuis
*
Meer informatie of bestellen? Ga naar de shop
