Het stellen van prioriteiten bij het plannen en uitvoeren van werkzaamheden is van net zo groot belang als taken delegeren als de situatie dat vereist. Dat is vooral belangrijk voor managers die leiding geven aan een team. Een ondersteunende functie voor het management voorziet daarbij in praktisch en efficiënt gemak. Het is dan wel nodig dat de persoon in de ondersteunende functie over de juiste kennis beschikt. Een secretaresse opleiding kan daarvoor uitkomst bieden. Er zijn wat dat betreft voor allerlei organisaties opleidingen op uiteenlopende niveaus beschikbaar op het gebied van managementsupport.
Prioriteiten stellen op basis van het Eisenhower model
Prioriteiten stellen is een vorm van timemanagement en het Eisenhower model is daarvoor een perfecte strategie. Als je hier gebruik van maakt als manager dan is het heel eenvoudig om zowel dagelijkse taken uit te voeren en te delegeren als een lange termijnplanning te maken. Daarbij draait het om het stellen van prioriteiten en het maken van beslissingen en het onderscheid te bepalen tussen wat belangrijk en dringend is. Er zijn volgens het Eisenhower model vier categorieën te onderscheiden: doen, inplannen, delegeren en elimineren.
Onderscheid belangrijk en niet belangrijk
Er is op basis van het genoemde model een onderscheid te maken tussen belangrijke en niet belangrijke zaken net als tussen dringend en niet dringend. Doen heeft wat dat betreft betrekking op de hoogste prioriteit en kan echt niet wachten. Delegeren betekent dat het wel belangrijk en dringend is, maar dat je de taak niet zelf hoeft te doen. Zo is er bij een niet dringende de zaak de mogelijkheid om de taak die jij moet uitvoeren in te plannen. Ten aanzien van het elimineren van taken geldt dat deze niet dringend en niet belangrijk zijn. Als er een situatie is met prioriteiten die voorrang krijgen dan geldt voor de niet dringende en niet belangrijke zaken dat deze van de lijst te schrappen zijn.
Leidinggevende functie
Het is in een leidinggevende functie belangrijk om prioriteiten te kunnen stellen en taken te kunnen delegeren. Als je een leidinggevende functie nastreeft of coördinerende werkzaamheden wilt uitvoeren, is daarvoor kennis en ervaring vereist. In dat kader biedt MHBO met keuze uit allerlei modules uitkomst. MHBO-opleidingen voorzien in een alternatief om kennis en vaardigheden op te doen voor leidinggevende en coördinerende werkzaamheden. Daarbij is er heel gericht binnen een bepaald vakgebied, functie of branche een opleiding te volgen. Bijvoorbeeld in de richting van sales, marketing en communicatie net als voor de functie van officemanager.