Software is onmisbaar voor vrijwel elk bedrijf, groot of klein. Of je nu tekstverwerking, boekhouding of design programma’s nodig hebt, de licentiekosten kunnen snel oplopen. Gelukkig zijn er manieren om met een beperkt budget toch aan kwalitatieve software te komen. In dit artikel lees je hoe je verstandig investeert, zonder dat je er financieel op achteruit gaat.
Stel je wensen en mogelijkheden vast
Voordat je software aanschaft, is het verstandig om te inventariseren wat je werkelijk nodig hebt. Sommige pakketten hebben talloze functies, maar gebruik je ze ook allemaal? Bekijk of er eenvoudiger alternatieven zijn met lagere licentiekosten. Denk bijvoorbeeld aan open source oplossingen die vaak gratis zijn en voldoende opties bieden voor standaard kantoortaken. Wil je toch betaalde software aanschaffen? Kijk dan eens bij Alpha-Shop voor budgetvriendelijke deals, zodat je de licenties niet tegen de hoofdprijs koopt. Zet daarnaast op papier welke eisen je stelt. Ga je tekstverwerken, spreadsheets maken of images bewerken? Zo voorkom je dat je geld uitgeeft aan opties die je niet gebruikt.
Kies slimme licentievormen
Softwarelicenties kunnen flink in de papieren lopen, zeker als je meerdere werkplekken hebt. Kijk of er volumekortingen mogelijk zijn als je meerdere licenties tegelijk koopt. Sommige leveranciers bieden maandabonnementen, waarmee je niet direct een groot bedrag hoeft neer te leggen. Let wel op de totale jaarlijkse kosten. Soms is een eenmalige koop voordeliger dan een doorlopend abonnement. Ben je zzp’er of mkb’er? Dan kun je mogelijk gebruikmaken van fiscale voordelen bij investeringen in software. Raadpleeg je boekhouder om te zien of er aftrekposten gelden die de aankoop goedkoper maken. Informeer ook bij de leverancier naar eventuele educatieve of non-profit licenties als je onderneming zich richt op onderwijs of goede doelen. Het kan schelen in de prijs.
Overweeg alternatief en tweedehands
Veel mensen denken bij software aan gloednieuwe pakketten, maar er bestaan ook mogelijkheden voor tweedehands licenties. Dit is een model waarbij bedrijven ongebruikte licenties doorverkopen, vaak legaal en tegen een gereduceerd tarief. Let er wel op dat je bij een betrouwbare partij koopt, zodat je zeker weet dat alles juridisch klopt. Daarnaast kun je kiezen voor alternatieven, zoals Google Workspace of LibreOffice, afhankelijk van je behoeften en het type werk dat je doet. Deze cloudoplossingen hebben vaak een lagere of zelfs geen maandelijkse kost, zeker als je maar met een klein team werkt. Controleer wel of ze aan je beveiligingseisen voldoen, zeker als je met gevoelige data werkt.
Gebruik je fiscale en technische voordelen
Als ondernemer is het slim om te kijken of je investeringen in software kunt aftrekken bij de belastingen. Vaak zijn softwarekosten zakelijk aftrekbaar. Dat betekent dat je minder winstbelasting betaalt en het net wat voordeliger uitpakt. Wanneer je nieuwe computers of laptops aanschaft, bijvoorbeeld via een betrouwbare leverancier, kun je ook meteen kijken naar bijbehorende softwarepakketten. Soms krijg je bundelkorting. Probeer ook te onderhandelen, zeker als je meerdere licenties of diensten tegelijk afneemt. Je kunt verrassend vaak een lagere prijs krijgen. Op technisch gebied is het handig om te letten op systeemvereisten. Loop je hardware door en kijk of je hardware en software goed op elkaar aansluiten. Zo voorkom je dat je extra moet investeren in upgrades. Met een weloverwogen aanpak en wat creativiteit kom je als bedrijf een heel eind, zonder dat je bankrekening de dupe wordt.