Waarom financiële processen je veranderagenda maken of breken
In veel MT’s zit het ritme vast op kwartaalcijfers, terwijl beslissingen al weken eerder nodig waren. De oorzaak is zelden een gebrek aan data, het zit in versnipperde processen, dubbel werk en onduidelijk eigenaarschap. Als leiders wil je minder frictie tussen operatie en financiën, zodat je sneller kunt bijsturen op cash, marge en risico.
Denk aan Eva, operationeel directeur van een groeiend bureau. Haar team leverde keurig project updates, maar facturen bleven hangen in inboxen en correcties op urenregistraties kwamen laat. De eerste stap was niet nóg een rapportage, maar het vereenvoudigen van het proces: één manier van registreren, een helder takenritme per week en automatische controles aan de bron. Binnen twee maanden verschoof de discussie van achteraf verklaren naar vooruit kijken.
Van administratie naar besluitvorming: zo bouw je een datagedreven finance-functie
Technologie helpt alleen als je de logica van je processen en informatievoorziening scherp hebt. Begin bij de vraag: welke beslissingen wil je elke week, maand en kwartaal kunnen nemen, en welke minimale dataset is daarvoor nodig.
Standaardiseer je datamodel
Een strak grootboekschema, eenduidige projecten en uniforme kostensoorten vormen de basis. Spreek met leidinggevenden dezelfde taal af over omzet, marge en cashdrivers. Leg definities vast in een kort databoekje en train nieuwe collega’s in 30 minuten op die standaarden. Zo voorkom je discussies over definities en versnel je de maandafsluiting.
Automatiseer aan de bron
Verplaats controles naar waar de gegevens ontstaan. Laat urenregistraties automatisch checken op budget en tarieven, koppel de bank zodat betalingen direct matchen en toon verplichte velden bij inkoop. Kies een online boekhoudprogramma dat workflows ondersteunt, een audit trail vastlegt en btw-aangifte foutarm maakt. De winst zit in minder handmatige correcties en een stabiel fundament voor realtime inzicht.
Maak rapportages besluitvaardig
Rapportages moeten leiden tot acties, niet tot extra tabbladen. Werk met drie lagen: kern-KPI’s voor het MT, operationele dashboards voor teamleads en detailoverzichten voor finance. Gebruik een vast ritme, bijvoorbeeld elke dinsdagmiddag een 30-minuten performance-stand. Sluit elk overzicht af met drie voorgestelde interventies, zoals prijsaanpassingen, herplanning of kostenbesparingen.
Adoptie en gedrag: de menselijke kant van automatisering
Nieuwe werkwijzen stranden vaak op kleine irritaties. Een te lange lijst verplicht in te vullen velden, onduidelijke autorisaties of het gevoel dat alles controle is. Betrek gebruikers bij het ontwerpen van schermen en taken, test met een pilotteam en haal obstakels er snel uit. Iemand die elke dag inkoopt ziet binnen vijf minuten welke stappen frictie geven.
Maak eigenaarschap expliciet. Eén proceseigenaar per keten, duidelijke vervanging bij afwezigheid en meetbare servicelevels. Beloon gewenst gedrag door zichtbaar te maken hoeveel tijd teams besparen en welke fouten verdwijnen. Kleine successen, zoals een week eerder sluiten of nul openstaande crediteuren, geven energie aan de rest van de organisatie.
Een 90-dagen roadmap voor meer financiële wendbaarheid
Dag 0-30: vereenvoudig en richt basis in
Breng je kritieke beslissingen en benodigde variabelen in kaart, standaardiseer het grootboek en projectstructuur en zet bankkoppeling en basisworkflows aan. Schrap overbodige rapportages en definieer drie MT-KPI’s die iedereen begrijpt.
Dag 31-60: automatiseer en borg kwaliteit
Activeer controles aan de bron op uren, inkoop en verkoop, stel autorisaties en het vier-ogenprincipe in en publiceer een kort databoekje. Start een wekelijks ritme met een vaste performance-stand en leg actiepunten vast met eigenaar en datum.
Dag 61-90: schaal adoptie en stuur op effecten
Rol de werkwijze uit naar alle teams, train teamleads op interpretatie van cijfers en zet scenario’s klaar voor marge, cash en capaciteit. Rapporteer de bespaarde uren en foutreductie en veranker het ritme in de planning- en controlkalender.
Governance en risico’s zonder ruis
Wendbaarheid vraagt om controle die meebeweegt. Werk met duidelijke rollen en autorisaties, log alle wijzigingen en gebruik automatische controles op btw, betaalgedrag en betalingscondities. Monitor leveranciersconcentratie en debiteurenrisico maandelijks, en check datakwaliteit wekelijks op een kleine set regels. Zo blijft de organisatie auditproof terwijl teams sneller beslissen op betrouwbare informatie.