Als manager of leidinggevende heb je al genoeg aan je hoofd. Toch is het belangrijk om ook de financiële administratie – en dan vooral het factuurbeheer – goed op orde te hebben. Facturen netjes en efficiënt verwerken voorkomt rompslomp, financiële verrassingen en soms zelfs boetes. Het is een hele simpele, maar effectieve manier om je werknemers en zakenrelaties tevreden te houden. Maar hoe pak je dat aan? Hier lees je praktische tips om facturen professioneel en overzichtelijk te beheren!
1. Zorg voor een duidelijke factuurstroom
Begin met het in kaart brengen van hoe facturen binnenkomen en door wie ze worden verwerkt. Worden ze per mail ontvangen, via post of digitaal via een platform? Wie is verantwoordelijk voor het goedkeuren en wie zorgt voor de betaling? Door deze processen helder te definiëren, voorkom je dat facturen blijven liggen of verloren gaan. Door gebruik te maken van diensten zoals factoring, maak je het jezelf een stuk makkelijker.
2. Werk met een centraal systeem
Gebruik bij voorkeur een centraal digitaal factuurbeheersysteem of boekhoudsoftware. Zo staat alle informatie op één plek, is de status van elke factuur makkelijk te volgen, en vermijd je dubbele betalingen of misverstanden. Daarnaast kun je sneller rapportages maken met factoring voor het MKB en houd je het overzicht over je uitgaven.
3. Bewaar facturen systematisch en overzichtelijk
Ook als je (nog) geen geavanceerd systeem hebt, is het belangrijk om facturen netjes te archiveren. Maak onderscheid tussen betaalde en openstaande facturen, en sorteer ze bijvoorbeeld op datum of leverancier. Dit maakt het terugvinden van documenten makkelijk en versnelt bijvoorbeeld een audit of controle.
4. Let op betaaltermijnen en voorkom boetes
Niets zo vervelend als onnodige kosten door te laat betalen. Zorg dat je de betaaltermijnen bewaakt en dat facturen op tijd worden goedgekeurd. Als manager kun je dit stimuleren door duidelijke afspraken te maken binnen je team en regelmatig te checken of er openstaande facturen zijn.
5. Communiceer helder met leveranciers
Mocht er toch iets niet kloppen, wees dan snel en duidelijk in je communicatie met leveranciers. Onjuiste facturen, ontbrekende gegevens of onduidelijkheden kunnen snel opgelost worden door een open en professionele dialoog. Zo voorkom je vertraging en houd je de relatie goed.
6. Betrek je team en geef duidelijke verantwoordelijkheden
Factuurbeheer is geen eenmanszaak. Zorg dat iedereen binnen je team weet wat zijn of haar rol is in het proces. Als er meerdere ogen naar kijken, is de kans groter dat iemand een foutje snel doorheeft. Netjes omgaan met facturen vraagt om structuur, duidelijke afspraken en goede communicatie. Als manager leg je hiermee een solide financiële basis en creëer je ook rust en vertrouwen binnen je team.