Als ondernemer weet je hoe belangrijk een gezonde cashflow is. Eén van de grootste uitdagingen daarbij is ervoor zorgen dat klanten op tijd betalen. Goed debiteurenbeheer is de sleutel tot succes. In dit artikel bespreken we samen met Roy van Bil Incasso hoe je je debiteurenproces kunt optimaliseren en welke stappen je kunt nemen om sneller betaald te krijgen.
Het belang van debiteurenbeheer voor je cashflow
Je kent het vast wel: je hebt hard gewerkt, de factuur is verstuurd, maar het geld laat op zich wachten. Frustrerend, toch? “Goed debiteurenbeheer is cruciaal voor een gezonde cashflow,” geeft Roy van Bill Incasso aan. “Het zorgt ervoor dat je rekeningen kunt betalen, kunt investeren in groei en rustig kunt slapen zonder je zorgen te maken over je bankrekening. Niet voor niets zijn cashflowproblemen oorzaak nummer één van faillissementen.”
Stappen in het debiteurenproces
- Duidelijke afspraken maken: Begin al bij het opstellen van offertes en contracten. Zorg dat betalingstermijnen en -voorwaarden glashelder zijn.
- Tijdig factureren: Stuur je factuur direct na levering van je product of dienst. Hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaald krijgt.
- Factuuropvolging: Stuur een vriendelijke herinnering vlak voor de vervaldatum. Veel klanten waarderen dit als service.
- Eerste aanmaning: Is de betalingstermijn verstreken? Stuur dan snel een eerste aanmaning. Wees vriendelijk maar duidelijk en zorg dat de aanmaning voldoet aan de wettelijk eisen, zoals gesteld in de Wet Incassokosten.
- Telefonisch contact: Bel de klant als de eerste aanmaning niet heeft geholpen. Vaak los je problemen sneller op met een persoonlijk gesprek.
- Tweede aanmaning: Stuur een tweede, wat strenger geformuleerde aanmaning als telefonisch contact niet het gewenste resultaat oplevert.
- Laatste waarschuwing: Geef de klant een laatste kans om te betalen voordat je verdere stappen onderneemt.
- Incassotraject: Als al je inspanningen niets opleveren, kun je overwegen een incassobureau in te schakelen. Bill Incasso werkt op basis van no cure, no pay, wat ervoor zorgt dat je geen risico loopt. Een fijn gevoel!
Tips voor effectief debiteurenbeheer
- Ken je klant: Doe vooraf onderzoek naar de kredietwaardigheid van nieuwe klanten.
- Wees consequent: Volg je debiteurenproces altijd op dezelfde manier.
- Blijf professioneel: Ook als een klant niet betaalt, blijf je altijd beleefd en zakelijk.
- Bied betalingsregelingen aan: Soms helpt het om in termijnen te laten betalen.
- Beloon snelle betalers: Overweeg een korting voor klanten die binnen de betalingstermijn betalen.
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Als je eigen inspanningen geen resultaat opleveren, kan een incassobureau uitkomst bieden. Veel bureaus werken op basis van no cure, no pay. Dit betekent dat je alleen betaalt als zij erin slagen het openstaande bedrag te innen.
Het inschakelen van een incassobureau is vaak een effectieve laatste stap:
- Ze hebben expertise in het innen van moeilijke vorderingen
- Het toont aan dat je de zaak serieus neemt
- Je kunt je focussen op je kernactiviteiten
Veel ondernemers zijn bang dat door het inschakelen van een incassobureau de relatie met je klant schade oploopt. Volgens Roy valt dat wel mee: “Het laat zien dat je afspraken serieus neemt en dat er consequenties zitten aan het niet nakomen van onderlinge afspraken. En met een professionele houding trek je negen van de tien keer juist eerder klanten aan die er hetzelfde over denken. Zo onderneem je een stuk fijner.”
Wees proactief en communiceer duidelijk
Effectief debiteurenbeheer vraagt om een proactieve aanpak en duidelijke communicatie. Door een goed proces te volgen, vergroot je de kans dat klanten op tijd betalen. Hiermee versterk je niet alleen je cashflow, maar bouw je ook aan duurzame klantrelaties. En mocht het toch misgaan, dan weet je dat er altijd nog de optie van een incassobureau is.
Onthoud: Het gaat niet alleen om geld innen, maar ook om het onderhouden van goede zakenrelaties. Met de juiste balans tussen klantvriendelijkheid en zakelijke assertiviteit kom je een heel eind!