Je zou denken dat we allemaal meesters zijn op het gebied van communicatie. We doen het immers de hele dag door te praten, chatten, sms’en en e-mailen. In sommige gevallen gebruiken we zelfs portofoons om te communiceren met collega’s. Ongeacht hoeveel oefening we krijgen, er is vaak ruimte voor verbetering. Uit onderzoek blijkt bovendien dat goede communicatie wel echt belangrijk is, want een bedrijf met medewerkers die goed communiceren is productiever dan een concurrent met werknemers die slecht communiceren. Als manager is het zonder twijfel cruciaal dat je goed kunt communiceren, wat zeker mogelijk zijn met behulp van de onderstaande tips.
Wees een uitzonderlijke luisteraar
Naar alle waarschijnlijkheid zul je dit artikel lezen omdat je je boodschap beter wilt overbrengen. Dat is uiteraard heel belangrijk, maar effectieve en goede communicatie is natuurlijk wel tweerichtingsverkeer. Begin dan ook door ervoor te zorgen dat je de boodschap die anderen je proberen over te brengen hoort. Het is hierbij belangrijk dat je niet moet gaan multitasken terwijl iemand probeert informatie in je hersenen te krijgen. Ook moet je niet meer na gaan denken over hoe je gaat reageren. Nee, je moet echt goed naar de ander luisteren om zo de boodschap daadwerkelijk te kunnen snappen. Je kunt immers alleen effectief reageren als je duidelijk begrijpt wat de ander probeert te zeggen. Is het niet helemaal duidelijk? Vraag dan om opheldering.
Begrijp je persoonlijke communicatiestijl
We hebben allemaal onze eigen communicatievoorkeuren met betrekking tot de woorden die we gebruiken. Daarnaast communiceren we ook via onze lichaamstaal en toon. Mogelijk ben jij bijvoorbeeld echt een eye-roller, wat je natuurlijk beter niet kunt doen als je als manager in gesprek bent met een collega. Kijk daarom goed naar je eigen voorkeuren in communicatiestijlen, maar ook naar je sterke en zwakke punten. Met andere woorden, je moet niet alleen naar anderen luisteren, maar ook naar jezelf. We hebben natuurlijk allemaal zinnen die we gewend zijn te gebruiken. Helpen die zinnen met het overbrengen van de boodschap of schaden ze het juist? Helpen ze collega’s om aandachtiger naar ons te luisteren of juist niet? Dat zou natuurlijk eigenlijk wel het geval moeten zijn.
Kies je momenten
Deze tip is echt van belang. In sommige gevallen gaat het namelijk niet over hoe je het zegt, maar gaat het probleem juist over wanneer het gezegd wordt. Maak je je zorgen over een werknemer die een fout heeft gemaakt of net wat minder productiever is dan normaal? Je moet dit dan rechtstreeks bij deze collega ter sprake brengen, doe dit dus niet in het openbaar tijdens een vergadering. Ga er niet vanuit dat het urgente probleem dat je nu moet oplossen, de prioriteit van iemand anders is. Ze hebben hun eigen urgente problemen, dus reken er niet op dat ze hier direct mee aan de slag gaan. Stuur daarom ook geen berichten met hoofdletters die om een reactie vragen. Dit kan namelijk juist alleen maar averechts werken, wat je natuurlijk ook niet moet willen als manager.