Jouw rol als accountant of boekhouder is in rap tempo aan het veranderen. Van ‘facturen- en bonnetjesverwerker’ verschuift het steeds meer naar advies. Slimme accountancysoftware kan je daarbij verder helpen.
Geschatte leestijd: 3 minuten
De rol van adviseur
Klanten verwachten steeds meer van hun accountant of boekhouder. Naast het verwerken van documenten, zoals facturen en bonnetjes, willen ondernemers real-time inzicht in hun cijfers. Daarbij vertrouwen ze op jou om die op de juiste manier te interpreteren. Dat betekent dat je steeds meer een proactieve adviesrolrol gaat spelen. Dat is alleen mogelijk als je gebruik maakt van slimme accountancy software, die jou en je klanten op alle fronten ondersteunt, zodat je tijd kunt besparen die je kunt inzetten voor advies.
Scannen, herkennen én boeken
Een grote tijdbesparing wordt bereikt dankzij het feit dat veel bedrijven digitale facturen sturen. Dat is mooi, want die kan jouw klant direct in de software uploaden, waarna die automatisch wordt verwerkt. Maar helaas blijft papierwerk onoverkomelijk in sommige gevallen. Denk aan de facturen die toch nog op papier via de post komen. Of de bonnen die de klant in de winkel krijgt of bij het tankstation. Boekhoudsoftware beschikt gelukkig meestal over de mogelijkheid om papieren facturen en bonnen te scannen en aan de boekhouding toe te voegen.
Maar dat is uiteraard niet genoeg. Want met dat plaatje moet ook iets gedaan worden, wat betekent dat jij of één van je medewerkers deze moet openen, interpreteren en vervolgens boeken op de juiste post. Maar gelukkig kunnen zulke tools niet alleen scannen, maar ook herkennen: de bon of factuur wordt met behulp van slimme algoritmes bekeken en die haalt er de essentiële informatie uit. Zo worden de bonnen automatisch op de juiste post geboekt. Mooie bijkomstigheid: de klant kan ze ook terugvinden met een zoekfunctie, wat bij alleen een plaatje niet mogelijk is. Scannen gebeurt door gewoon een foto te maken met de telefoon of tablet en deze te uploaden naar de software.
Weg met de piekbelasting
Accountancysoftware werkt in de cloud en is altijd en overal beschikbaar. Klanten kunnen daardoor op elk gewenst moment hun documenten uploaden. Dit gebeurt ook vaak automatisch dankzij koppelingen met andere voorzieningen. Bijvoorbeeld het bijhouden van uren door jouw klant, waarmee automatisch een factuur naar diens opdrachtgever kan worden gestuurd. Blijft betaling uit, dan stuurt het systeem een herinnering. Is er betaald, dan wordt dit direct verwerkt in de administratie. En dankzij een koppeling met de bank registreert het systeem zelf dat een factuur is betaald. Dit alles vermindert bij jouw kantoor de piekbelasting. Het is dus niet meer nodig om met grote haast van ál je klanten in één keer de btw-aangifte te maken. Deze rolt er met een druk op de knop uit, want al het voorwerk is verspreid over de maanden ervoor.
Accountancysoftware kan verder uitgebreid worden met nog veel meer koppelingen en diensten. Bijvoorbeeld met salarisadministratie, fiscale modules, voorzieningen om de jaarrekening te maken. En dat is alleen nog maar de dienstverlenende kant van jouw kantoor. Voor het beheer van jouw kantoor heeft slimme accountancysoftware modules voor relatiebeheer, facturatie, dossiervorming, voortgangsbewaking en urenregistratie. Daarnaast zijn er opties om apps van derden die je in de accountancysoftware kunt integreren. Denk aan apps voor CRM, eCommerce, HR en ook voor verticale industrieën zoals de bouw, logistiek of productie.
Slim samenwerken
Met slimme accountancysoftware verandert jouw relatie met je klanten. Die krijgen hierdoor direct inzicht in hun administratie, net zoals ze het saldo op hun bankrekening altijd kunnen zien. Daardoor bespaar jij tijd en die kun je weer gebruiken om je klanten proactief van advies te voorzien. Of om extra klanten aan te nemen.