Theo van der Tak (voormalig Twynstra Gudde), Björn Prevaas (Twynstra Gudde) en Hans Cremer (voormalig ABN AMRO) hebben het boek ‘Program Canvas – Samen naar de kern van je programma’ uitgebracht.
Het managementboek biedt een nieuwe benadering die opdrachtgevers, programmamanagers, programmateams en hun stakeholders helpt om sneller en samen tot de kern van een programma door te dringen. Hierbij hebben ze de populaire Canvas-methodiek gebruikt en omgevormd tot het Program Canvas.
Grootte vakgebied
Organisaties krijgen in een steeds hoger tempo te maken met veranderingen en zoeken naar manieren om daarmee om te gaan. Regelmatig maken ze hierbij gebruik van programma’s en programmamanagement om die veranderingen doelgericht aan te pakken en aan te sturen. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van nieuwe manieren van werken, reorganisaties, een programma als ‘Ruimte voor de Rivier’ of de transformaties in het sociale domein. Het grote belang van dit soort programma’s wordt benadrukt door de aanzienlijke grootte van het vakgebied: anno 2016 hebben organisaties programma’s van soms honderden miljoenen aan budget. Zowel bedrijven als overheidsorganisaties maken steeds meer gebruik van programmamanagement.
Grote uitdaging
Ondanks het grote belang en de grote hoeveelheid aandacht die project- en programmamanagement krijgen in managementland – en alle best practices, checklists en tips die voorbijkomen – komen onderzoeken keer op keer tot de conclusie dat het succesvol uitvoeren van projecten en programma’s een grote uitdaging is. Aan de basis lijkt een simpele opdracht te liggen: het verzekeren dat vooraf gestelde doelen en businesscase drivers binnen de gegeven tijd behaald worden, binnen het beschikbare budget en vastgestelde kwaliteitsniveaus, en met zo min mogelijk verstoring van de dagelijkse gang van zaken. Toch wijzen de statistieken uit dat de uitvoering van projecten ondermijnd wordt door een scala aan complexe structuren, afwijkend gedrag en onderling afhankelijke taken die uitgevoerd moeten worden. Volgens diverse onderzoeken behaalt rond de helft van de projecten zijn doelstellingen niet, terwijl meer pessimistische onderzoekers zelfs zover gaan om te zeggen dat 70% van de veranderinitiatieven niet succesvol is.
Dikke plannen
Een van de belangrijkste uitdagingen waar programmamanagers mee te maken krijgen – van de tientallen die opgenoemd kunnen worden – is het programma voorzien van een goede strategie en het creëren van eigenaarschap voor de doelen. ‘Programma’s zijn vaak complex en lastig te realiseren en de opgave is inhoudelijk ingewikkeld. Dat wordt nog complexer door de uiteenlopende visies en belangen van de betrokkenen’, zegt Björn Prevaas. Prevaas is al meer dan tien jaar werkzaam voor Twynstra Gudde en in die hoedanigheid betrokken geweest bij de inrichting en uitvoering van tientallen programma’s. ‘Het begint vaak met mooie overzichten, maar dan. Hoe krijg je die nu omgezet in een samenhangende aanpak waarvoor mensen eigenaarschap willen tonen?’
In een drang om alles inzichtelijk te maken laten programmamanagers zich regelmatig verleiden tot het maken van dikke programmaplannen, beschrijvingen van business cases, programmaorganisaties en besluitvormingsprocedures, voortgangsrapportages, risicoanalyses, en nog veel meer andere documenten. ‘Dat resulteert doorgaans in veel tekst, tabellen en schema’s, kortom in een stevige stapel papier. Voor je het weet, zie je door de bomen het bos niet meer’, aldus Van der Tak. Lees het verder op Consultancy.nl.
Tip: meer over het boek en de hulomiddelen daarbij vindt u op de speciale site programcanvas.nl.
