Kostenefficiëntie is een thema dat bij veel organisaties hoog op de agenda staat, maar zeker bij IT-afdelingen vaak een hoge hobbel blijkt. Dit omdat er binnen het management van organisaties vaak onduidelijkheden zijn over afhankelijkheden en wat er daadwerkelijk (nog) nodig is. Zo kunnen cloudoplossingen een uitweg bieden voor kostenbesparingen en het verhogen van de efficiëntie op de werkvloer. Cloud360, een Nederlandse IT-dienstverlener en expert in slimme cloudoplossingen, vertelt graag meer over hoe kostenbesparingen bij IT-afdelingen vrijwel altijd mogelijk kunnen worden gemaakt.
Optimalisatie door cloudmigratie
Een momenteel veel geziene manier om IT-kosten te besparen is een migratie naar de cloud. Dit is een zeer belangrijke innovatie van de laatste tien jaar. Cloudoplossingen bieden flexibiliteit, schaalbaarheid en kostenbesparingen door het elimineren van dure on-premise hardware en het minimaliseren van operationele kosten. Neem een cloud-specialist in de hand voor het plannen, implementeren en beheren van cloudmigraties. Ook is het belangrijk om een overwogen keuze te maken voor een specifiek platform, zoals Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS) en Google Cloud Platform. Een specialist adviseert hierin op basis van je wensen en eisen.
Pay-as-you-go
Cloudoplossingen maken doorgaans gebruik van een pay-as-you-go model. Hierbij worden kosten nauwkeurig afgestemd op het daadwerkelijke gebruik door een organisatie. Dit voorkomt kosten voor overbodige infrastructuur en licentiekosten. Een cloud-specialist helpt bij het optimaliseren van de cloud, waardoor maximale kostenbesparingen worden gerealiseerd zonder in te leveren aan prestaties.
Ondersteuning en training
Om het maximale uit een IT-investering te halen is het belangrijk dat medewerkers getraind worden om de systemen maximaal te benutten. Ook is daadkrachtige en bereikbare ondersteuning nodig. Een lokale IT-dienstverlener kan helpen door middel van workshops, seminars en handleidingen om het IT-personeel op te leiden, ze up-to-date te houden en om best practices aan te leren. Onderaan de streep zorgt dit voor een beter gebruik van de beschikbare IT-middelen en een verhoging van de algehele efficiëntie van de organisatie.
Praktijkvoorbeelden
Veel bedrijven kunnen flink besparen op hun IT-kosten, zonder dat ze dat per se door hebben. Soms zijn deze kosten ver verborgen, maar ze kunnen soms ook wat onnozel zijn, maar simpelweg vergeten of onbelangrijk geacht. Cloud360 komt hier regelmatig voorbeelden van tegen waarbij kostenbesparing snel kunnen worden gerealiseerd, zoals:
- Het komt regelmatig voor dat een vestiging of filiaal van een bedrijf wel vijf of zes internetverbindingen heeft, terwijl er in de praktijk maar één of twee gebruikt worden.
- Er zijn maandelijkse kosten voor dure onderhoudscontracten voor apparatuur die niet meer gebruikt wordt of zelfs niet meer aanwezig is. Bedrijven durven deze niet altijd op te zeggen uit angst dat iets kapotgaat.
- Er zijn software of plug-ins aangekocht met een abonnementsvorm en dus terugkerende betalingen, terwijl dit vervolgens niet (meer) gebruikt wordt.
- Er worden twee of zelfs drie hostingpakketten afgenomen voor een website en dan wordt nog een extra partij ingeschakeld voor DNS, maar de website blijkt in de praktijk ergens anders te staan. Alle hostingpakketten kunnen dan worden opgezegd.
- Bedrijven betalen voor een dure back-up server die niets blijkt te doen. Of er worden back-up licenties aangeschaft voor bijvoorbeeld Microsoft 365, maar wanneer deze getest worden blijkt de leverancier niets te kunnen aanleveren.
- Vaak hebben bedrijven vele jaren geleden een inmiddels verouderde dienst afgenomen bij partij A, terwijl er inmiddels een partij B bestaat die hetzelfde aanbiedt voor 10% van de prijs. Een migratie levert dan een enorme kostenbesparing op.
- Een bedrijf neemt servers af bij een externe partij met sterk verouderde hardware. Dit kan vaak gemigreerd worden naar een andere partij met nieuwe hardware, vaak tegen een lager of zelfde prijs. Niet alleen bespaart dit geld, maar er wordt ook indirect geld verdiend of bespaard door een veel betere performance.
Advies op maat voor optimaal resultaat
Voor een effectieve implementatie van kostenbesparende maatregelen binnen de IT-afdeling van een organisatie is het belangrijk dat het managementteam volledig betrokken is en de juiste ondersteuning krijgt. Het is daarom belangrijk een specialist te kiezen die het managementteam helpt bij het begrijpen van de voordelen en de uitdagingen van de gekozen initiatieven. Door middel van workshops en consultancy wordt het managementteam geholpen bij het formuleren van een duidelijke visie en het ontwikkelen van een roadmap voor het optimaliseren van de bestaande IT-infrastructuur. Dit is iets dat vaak toch wat ongrijpbaar blijkt in de praktijk zonder de juiste ondersteuning.
Zorg voor regelmatige rapportage en monitoring gedurende het algehele proces voor kostenoptimalisatie. Zo blijft iedereen binnen de organisatie op de hoogte van de voortgang en behaalde resultaten. Zo kunnen onderaan de streep betere beslissingen worden genomen en wordt een organisatie naar een hoger niveau getild terwijl er ondertussen kosten worden bespaard.