Actoren in de projectorganisatie: de spelers en het veld

De projectorganisatie wordt opgebouwd door de samenwerking van diverse actoren, elk vanuit zijn eigen betrokkenheid en verantwoordelijkheid.

Wat zijn actoren?

Onder actor versta ik iedere belanghebbende: een individu, instelling of organisatie die van doorslaggevende invloed kan zijn in het verloop van een project en belangen heeft bij één of meer verschillende resultaten die uit een project voortvloeien. Zij kunnen zowel onderdeel zijn van de organisatie waarin het project zich afspeelt, maar zij kunnen zich evengoed buiten de organisatie bevinden.

Zoals eerder genoemd, staat of valt projectsucces met het tevredenstellen van belanghebbenden. Hoe meer belanghebbenden tevreden zijn met de resultaten en hoe centraler de positie is die tevreden belanghebbenden innemen met betrekking tot het project, des te succesvoller is het project.

Met positie wordt bedoeld de mate waarin de betrokkene voor zijn eigen functioneren afhankelijk is van het resultaat. Gebruikers zijn daarmee de meest centrale betrokkenen, soms meer nog dan de opdrachtgever en vaak meer dan de projectmanager. Andersom kan ook: hoe meer hinder een actor in zijn dagelijks functioneren ondervindt van een slecht projectresultaat, hoe belangrijker zijn ontevredenheid is.

Veel voorkomende actoren

De meest voorkomende actoren, in volgorde van belangrijkheid voor het behalen van projectsucces, zijn:

1. De gebruiker is de actor voor wie het projectresultaat is bedoeld, de actor die het projectresultaat gaat gebruiken. De kwaliteit van het gebruik bepaalt in hoge mate of het projectresultaat leidt tot de verder weg gelegen resultaten waarvoor het project is bedoeld. Via de gebruiker wordt de opdrachtgever tevreden, vandaar dat de actor gebruiker belangrijker is voor de projectleider dan de actor opdrachtgever.
2. De opdrachtgever is degene die de opdrachtnemer heeft belast met het realiseren van het projectresultaat, beslist over de toewijzing van alle middelen: hij moet zorgen dat het kan. Strikt genomen is een opdrachtgever niet geïnteresseerd in het projectresultaat. Hij kijkt naar de resultaten waarvoor hij het project heeft ingezet. Een voorbeeld: met het ontwikkelen van een nieuw financieel administratief systeem als projectopdracht heeft de opdrachtgever andere resultaten voor ogen dan de projectresultaten zelf, zoals verbetering van snelheid en efficiëntie.
3. De financier is degene die de geldelijke middelen voor het project ter beschikking stelt en die belang heeft bij de maatschappelijke (eind)resultaten van het project. Financier en opdrachtgever zijn niet per se dezelfde. Veel financiers gedragen zich wel als zodanig en kunnen daarmee de werkprocessen in projecten behoorlijk verstoren.
4. De opdrachtnemer, de projectleider is degene die de verantwoording draagt en de bevoegdheden heeft voor alle activiteiten die nodig zijn om het projectresultaat te realiseren. Hij is degene die, al dan niet samen met anderen, beschikt over het volledige beheersinstrumentarium om het project tot een goed einde te brengen. Hij moet zorgen dat het gebeurt.
5. Het projectteam bestaat (doorgaans) uit verschillende experts die nodig zijn om de projectleider te ondersteunen. Met de actor projectteam wordt die groep bedoeld die speciaal voor het betreffende project is geformeerd om de projectleider inhoudelijk en op het coördinatievlak te ondersteunen.
6. De projectuitvoerders zijn degenen die de werkzaamheden verrichten die door de projectleider en het projectteam worden gecoördineerd. Als er sprake is van werkgroepen, behoren de leden van deze werkgroepen tot de actor projectuitvoerders.
7. Het lijnmanagement is de actor die belast is met de toewijzing van de middelen en de mensen. Het lijnmanagement is daarom sterk betrokken bij de planningfase. Zij zijn degenen die beslissen over de inzet van menskracht, faciliteiten en andere middelen.
8. Directe belangengroeperingen zijn degenen die op de een of andere wijze direct betrokken zijn bij het projectresultaat en soms ook bij het tot stand komen ervan. In het laatste geval zullen ze vertegenwoordigd zijn in een stuurgroep. In elk geval zal deze actor veel overleg hebben met de projectleider (en/of het projectteam). In veel gevallen is de ondernemingsraad een direct belanghebbende actor, in andere gevallen kunnen het beroepsverenigingenzijn van professionals die bij het projectresultaat zijn betrokken, bijvoorbeeld bij een bezuinigingsproject in een ziekenhuis.
9. Indirecte belangengroeperingen zijn niet zozeer betrokken bij het projectresultaat als wel bij de gevolgen ervan. Denk aan groeperingen die hinder kunnen ondervinden van het project, bijvoorbeeld de aanleg van een autosnelweg of een vliegveld. Allerlei inspraakmogelijkheden worden voor deze actor gerealiseerd. Vakbonden of werkgeversverenigingen worden ook tot deze actor gerekend.
10. Maatschappelijke groeperingen zijn die groeperingen die nog verder afstaan van het projectresultaat en/of de gevolgen ervan. Dit zijn bijvoorbeeld politieke organisaties en milieuorganisaties. Vooral bij infrastructurele projecten is deze actor vaak nadrukkelijk manifest, vaak rechtstreeks, soms via de media.

Vier actoren zijn er altijd

Niet bij elk project spelen alle actoren een rol. Maar bij elk project, hoe klein ook, zullen in ieder geval de volgende actoren kunnen worden geïdentificeerd:

• de gebruikers;
• de opdrachtgever;
• de projectleider, soms tevens uitvoerder;
• het lijnmanagement.

Echter, of nu alle actoren of slechts een deel daarvan een rol speelt, het is duidelijk dat het succes van een project groter is als een gebruiker tevreden is dan wanneer een indirecte belanghebbende dat is. Dit betekent dat, nu de actoren in kaart zijn gebracht, nog bepaald moet worden welk gewicht elke actor in de schaal legt als het gaat om projectsucces. Daarbij is de hiervoor genoemde volgorde over het algemeen de meest gebruikelijke, maar het kan ook situationeel bepaald zijn en daardoor per project verschillen. Geen enkele actor hanteert dezelfde criteria voor tevredenheid, elke actor hanteert vrijwel zeker meer dan één criterium. Het in kaart brengen hiervan is onderdeel van een formele actorenanalyse.

Door: Teun van Aken

Bron: Management Executive